Polityka rezygnacji i zwrotów

Polityka określa zasady dobrowolnej rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie, zmiany osoby uczestniczącej, rejestracji grupowych, dodatków oraz zwrotów w razie zmian po stronie Organizatora. Stanowi uzupełnienie Regulaminu. Nie ogranicza bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta ani przedsiębiorcy na prawach konsumenta.

Rezygnację należy przesłać na registration@iccsh2027.org z adresu powiązanego z Rejestracją. Powinna zawierać numer rejestracji, imię i nazwisko uczestnika, dane płatnika oraz jednoznaczne żądanie rezygnacji. Za moment otrzymania uznaje się wpływ wiadomości do systemu pocztowego Organizatora.

Niestawienie się uczestnika bez skutecznej rezygnacji („no-show”) nie rodzi prawa do dobrowolnego zwrotu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów oraz zasad zmian po stronie Organizatora opisanych w §6.

Do 7 października 2027 r. płatnik lub zarejestrowany uczestnik może wystąpić o zastąpienie uczestnika inną osobą. Nowa osoba musi spełniać kryteria wybranej kategorii opłaty, zaakceptować aktualny Regulamin i informację o przetwarzaniu danych oraz podać wymagane dane rejestracyjne. Jeżeli jej kategoria jest droższa, należy dopłacić różnicę; jeżeli tańsza — różnica nie podlega zwrotowi. Opłata administracyjna: brak — zmiana uczestnika jest bezpłatna.

Organizator nie prowadzi rejestracji grupowych. Każde uczestnictwo jest rejestrowane indywidualnie, przez uczestnika albo w jego imieniu, na osobnej Rejestracji i osobnym rozliczeniu. Podmiot finansujący udział kilku osób wskazuje się jako płatnika na każdej Rejestracji z osobna; nie powstaje z tego tytułu odrębny reżim zmian nazwisk ani odrębny termin przekazania listy imiennej.

• Workshop: liczba miejsc na każdym warsztacie jest ograniczona do 20 uczestników, o przydziale decyduje kolejność opłaconych zgłoszeń. Jeżeli warsztat odwoła Organizator, uczestnik otrzymuje pełny zwrot opłaty za warsztat, bez potrąceń. Zwrot przy rezygnacji uczestnika: obowiązują te same terminy i potrącenia co dla opłaty rejestracyjnej (§2).
• Gala Dinner: płatny dodatek do Rejestracji, nie świadczenie na zaproszenie. Zasady zwrotu przy rezygnacji uczestnika: obowiązują te same terminy i potrącenia co dla opłaty rejestracyjnej (§2).
• Gala Dinner Student: płatny dodatek w obniżonej cenie dla studentów i doktorantów. Status weryfikujemy na miejscu, przy odbiorze identyfikatora, na podstawie ważnej legitymacji studenckiej lub doktoranckiej; uczestnik, który nie okaże dokumentu, dopłaca różnicę do ceny podstawowej. Nie przechowujemy kopii ani skanu okazanego dokumentu.
• Accompanying Person: dostępne są dwa warianty — kolacja i otwarcie (Gala Dinner oraz ceremonia otwarcia, bez wstępu na sesje naukowe) albo pełny dostęp (jak wyżej oraz sesje naukowe, bez certyfikatu uczestnictwa). Ceny obu wariantów podaje tabela opłat. Osoba towarzysząca nie otrzymuje certyfikatu ani punktów edukacyjnych. Zmiana osoby: bezpłatna, na wniosek przesłany na adres info@iccsh2027.org do 7 października 2027 r.; po tym terminie zmiana nie jest możliwa.
• Zwrot dodatku nie powoduje automatycznie zwrotu opłaty kongresowej i odwrotnie, chyba że Polityka stanowi inaczej.

Jeżeli Organizator odwoła Kongres, uczestnik otrzymuje zwrot opłat zapłaconych Organizatorowi za niewykonane świadczenia, z zastrzeżeniem obowiązującego prawa i warunków danej usługi. Organizator nie odpowiada za niezależnie zakupione bilety, noclegi ani inne koszty podróży, chyba że odpowiedzialność wynika z bezwzględnie obowiązującego prawa.

W razie przełożenia terminu lub istotnej zmiany formuły albo miejsca Organizator niezwłocznie poinformuje uczestnika i wyznaczy co najmniej 14 dni na wybór: zachowanie rejestracji na nowy termin, zastąpienie innym uczestnikiem albo zwrot odpowiedniej opłaty.

Za „istotną zmianę” uważa się w szczególności zmianę uniemożliwiającą uczestnictwo w podstawowym świadczeniu — nie zaś zwykłe korekty programu, prelegentów czy kolejności sesji.

W przypadku okoliczności niezależnych od Organizatora strony rozliczają świadczenia zgodnie z obowiązującym prawem, zakresem wykonania i możliwością świadczenia zastępczego. Klauzula siły wyższej nie wyłącza automatycznie praw konsumenta ani obowiązku zwrotu za świadczenie, które nie zostało wykonane.

Zwrot następuje co do zasady tym samym kanałem i w tej samej walucie, w której dokonano płatności, chyba że strony postanowią inaczej. Organizator nie odpowiada za kurs zastosowany przez bank płatnika lub wystawcę instrumentu płatniczego.

Termin realizacji: 14 dni od zgłoszenia rezygnacji, z zastrzeżeniem krótszego terminu wymaganego prawem. Opłatę pobieraną przez Operatora Płatności od zwrotu ponosi uczestnik — jest ona potrącana z kwoty zwrotu, a jej wysokość podajemy przed potwierdzeniem rezygnacji. Zasada ta nie ma zastosowania do ustawowego odstąpienia od umowy — w takim przypadku Organizator zwraca wszystkie otrzymane płatności bez jakichkolwiek potrąceń.

Faktura korygująca jest wystawiana, gdy wymagają tego przepisy.

Odmowa wizy, zmiana planów podróży, choroba lub inne okoliczności osobiste podlegają zwykłym progom rezygnacji określonym w §2, Organizator nie prowadzi polityki wyjątków dla tych okoliczności. Nie narusza to bezwzględnie obowiązujących przepisów. Uczestnikom zaleca się ubezpieczenie kosztów podróży i rezygnacji. List zaproszeniowy nie jest gwarancją wydania wizy.

Reklamacje należy kierować na registration@iccsh2027.org.

Organizator nie powołuje się na wyjątek od prawa odstąpienia z art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta — udział w Kongresie traktuje jako usługę naukowo-edukacyjną, a nie usługę związaną z wydarzeniem rozrywkowym, sportowym lub kulturalnym. Ustawowe prawo odstąpienia przysługuje na zasadach opisanych w Regulaminie §9.

Niniejsza Polityka stanowi uzupełnienie Regulaminu. W razie sprzeczności postanowienia Polityki z Regulaminem w sprawie już przez Regulamin uregulowanej, pierwszeństwo ma Regulamin, chyba że Polityka wyraźnie stanowi inaczej.