Przetwarzanie danych

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest MEDCONGRESS GROUP sp. z o.o., wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001237036, NIP 5253087146, REGON 544567895 (dalej: „Administrator” lub „Organizator”).

KRS

0001237036

NIP

5253087146

REGON

544567895

Siedziba

ul. Chmielna 2/31, 00-020 Warszawa

Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych

Sprawy ogólne i RODO

info@iccsh2027.org

Rejestracja

registration@iccsh2027.org

Abstrakty

abstracts@iccsh2027.org

Sponsoring

sponsors@iccsh2027.org

Adres do korespondencji

ul. Chmielna 2/31, 00-020 Warszawa

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wyznaczenie IOD nie jest w przypadku Administratora obowiązkowe w świetle art. 37 RODO (Administrator nie jest organem/podmiotem publicznym, a jego główna działalność nie polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę ani na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych). We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem info@iccsh2027.org.

Podstawa prawna ogólna

„RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Kategorie odbiorców (podmioty przetwarzające)

Administrator korzysta z następujących dostawców usług IT działających jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zawartych zgodnie z art. 28 RODO. Większość przetwarza dane w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG); Resend (poczta transakcyjna) ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, Stripe (płatności online) może przekazywać dane do Stripe, LLC w Stanach Zjednoczonych, Cloudflare Turnstile (weryfikacja antybotowa w formularzu rejestracji konta) może przetwarzać ograniczone dane techniczne w globalnej sieci Cloudflare, a Zoho dokumentuje, że jej personel wsparcia może uzyskiwać dostęp do danych skrzynki spoza EOG — patrz „Transfery”, gdzie opisano zabezpieczenia dla każdego z tych przypadków.

• Vercel Inc. — Hosting warstwy frontend (strona internetowa) · EOG (region UE)
• Railway Corp. — Hosting backendu oraz bazy danych PostgreSQL · EOG (region UE)
• Zoho Corporation B.V. — Korespondencja w skrzynkach obsługiwanych przez ludzi (info@, registration@, abstracts@, sponsors@, admin@) · EOG (centrum danych UE); dostęp wsparcia może pochodzić spoza EOG, w tym z Indii
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — Poczta transakcyjna/systemowa (HTTP API) · Stany Zjednoczone — certyfikacja EU–US Data Privacy Framework, Standardowe Klauzule Umowne (art. 46 RODO)
• Cloudflare, Inc. — Przechowywanie plików — załączniki abstraktów (Cloudflare R2) · region UE · ewentualny dostęp spoza EOG zabezpieczony SCC (art. 46 RODO) / EU–US Data Privacy Framework
• Cloudflare, Inc. — Weryfikacja antybotowa w formularzu rejestracji konta (Cloudflare Turnstile) · przetwarza adres IP i sygnały techniczne w globalnej sieci Cloudflare · transfery zabezpieczone SKU (art. 46 RODO) / EU–US Data Privacy Framework
• Stripe Payments Europe, Limited; Stripe Technology Europe, Limited; Stripe Technology Company, Limited — Płatności online — realizacja płatności na polecenie Administratora; w zakresie własnych celów Stripe działa jako odrębny administrator (patrz sekcja Płatności) · Dublin, Irlandia; możliwy transfer do Stripe, LLC (Stany Zjednoczone) na podstawie EU–US DPF i SKU
• Jakub Pożarycki, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Jakub Pożarycki, z siedzibą w Bezrzeczu przy ul. Bukszpanowej 2, NIP 8513262181, REGON 389487615 — Wsparcie techniczne / utrzymanie aplikacji · EOG (Polska/UE)

Odbiorcami danych mogą być ponadto podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze oraz uprawnione organy publiczne — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa. W zakresie płatności odbiorcami danych są: Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Stripe Technology Europe, Limited, Stripe Technology Company, Limited — Irlandia) — jako podmiot przetwarzający przy realizacji płatności i jako odrębny administrator w zakresie własnych celów; bank Administratora (Nest Bank S.A.) przy przelewach i zwrotach oraz — jeżeli wybierzesz metodę Przelewy24 — PayPro SA; oba jako odrębni administratorzy — patrz sekcja Płatności.

Transfer poza EOG

Administrator korzysta z dostawców infrastruktury i usług IT, z których część ma siedzibę lub personel poza EOG. W zależności od konfiguracji usługi Dane mogą być przekazywane do państwa trzeciego lub może dochodzić do zdalnego dostępu spoza EOG — w szczególności w przypadku Resend (Stany Zjednoczone, poczta transakcyjna), Stripe (Stany Zjednoczone — Stripe, LLC, płatności online) oraz udokumentowanego dostępu wsparcia Zoho, który może pochodzić z Indii. Transfery są realizowane na podstawie właściwego mechanizmu z rozdziału V RODO — w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną skutków transferu i środkami uzupełniającymi, jeżeli są wymagane. Administrator poinformuje osoby, których dane dotyczą, o każdym dalszym transferze nieopisanym powyżej.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane osobowe nie są przetwarzane w sposób w pełni zautomatyzowany, w tym nie podlegają profilowaniu, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało (art. 22 RODO).

art. 13 RODO

Kategorie danych

Adres e-mail, skrót hasła (passwordHash — hasło przechowywane wyłącznie w postaci solonego, jednokierunkowego skrótu; nigdy w postaci jawnej ani odwracalnie zaszyfrowanej), preferowany język interfejsu, status potwierdzenia adresu e-mail.

Cele przetwarzania

• utworzenie i prowadzenie konta użytkownika w serwisie iccsh2027.org,
• uwierzytelnianie (logowanie) i zabezpieczenie dostępu do konta,
• potwierdzenie adresu e-mail (wiadomość account-confirmation),
• umożliwienie korzystania z funkcji wymagających konta (rejestracja na kongres, zgłaszanie abstraktów).

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną (prowadzenie konta), której stroną jesteś, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.

Odbiorcy danych

Vercel (hosting frontendu), Railway (hosting backendu + baza PostgreSQL), Resend (wysyłka wiadomości potwierdzającej e-mail, Stany Zjednoczone), Cloudflare, Inc. (weryfikacja antybotowa w formularzu rejestracji konta — Turnstile) oraz deweloper utrzymujący aplikację. Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

Do momentu usunięcia konta przez użytkownika lub przez Administratora, a następnie przez okres 1 roku od usunięcia konta (m.in. w celu obsługi ewentualnych reklamacji i wykazania prawidłowości realizacji żądania usunięcia). Konto nieaktywne przez 24 miesiące otrzymuje uprzednie powiadomienie i — jeśli nie zostanie ponownie aktywowane — zostaje automatycznie usunięte po upływie 30 dni od powiadomienia — nigdy w czasie, gdy z kontem związana jest otwarta rejestracja, abstrakt lub roszczenie.

Dobrowolność

Podanie adresu e-mail i ustanowienie hasła jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia i prowadzenia konta — bez tych danych utworzenie konta nie jest możliwe.

Twoje prawa

Dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych oraz skarga do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Sprzeciw (art. 21 RODO) nie ma zastosowania — przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a nie prawnie uzasadnionego interesu.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak.

art. 13 RODO

Kategorie danych

Tytuł/forma grzecznościowa, imię, nazwisko, e-mail, telefon, kraj, instytucja/afiliacja, specjalizacja, typ uczestnictwa, uwagi dodatkowe, kategoria opłaty, dodatki, informacja o potrzebie faktury oraz — w razie żądania faktury — dane do faktury (nazwa firmy, ulica, miasto, kod pocztowy, kraj, NIP/identyfikator podatkowy). Wymagania dietetyczne są opcjonalne i przetwarzane wyłącznie na podstawie odrębnej zgody opisanej poniżej. Jeżeli dodajesz osobę towarzyszącą, przetwarzamy także złożone przez Ciebie oświadczenia dotyczące tej osoby (fakt i data złożenia, wersja dokumentu) jako dowód rozliczalności (art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 5 ust. 2 RODO); dane samej osoby towarzyszącej opisuje klauzula „Osoba towarzysząca”.

Cele przetwarzania

• realizacja umowy uczestnictwa w kongresie ICCSH 2027 (obsługa zgłoszenia, identyfikator/badge uczestnika, kontrola wstępu),
• organizacja cateringu i wydarzeń towarzyszących (wymagania dietetyczne, jeżeli wyraziłeś/aś odrębną zgodę opisaną poniżej),
• rozliczenie opłaty rejestracyjnej i dodatków,
• wystawienie faktury VAT oraz wypełnienie obowiązków rachunkowo-podatkowych,
• komunikacja organizacyjna z uczestnikiem.

Podstawa prawna

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy uczestnictwa (tytuł, imię, nazwisko, e-mail, telefon, kraj, typ uczestnictwa, kategoria opłaty, dodatki, uwagi);
• specjalizacja i instytucja/afiliacja — art. 6 ust. 1 lit. b RODO: dane niezbędne do świadczenia usługi profesjonalnej skierowanej do przedstawicieli ochrony zdrowia (prawidłowe przypisanie do programu naukowego, weryfikacja uprawnień do kategorii opłaty, organizacja sesji);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny w zakresie wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentacji podatkowej (ustawa o VAT, ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa) — w odniesieniu do danych fakturowych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń — w zakresie przechowywania danych po zakończeniu kongresu;
• wymagania dietetyczne (opcjonalne) — art. 9 ust. 2 lit. a RODO: Twoja odrębna, wyraźna i odwołalna zgoda, udzielona wyłącznie w celu zapewnienia cateringu — pole nie jest wymagane do rejestracji i nie jest objęte powyższymi podstawami.

Odbiorcy danych

Vercel, Railway (hosting + PostgreSQL), Resend (poczta transakcyjna, Stany Zjednoczone), deweloper utrzymujący aplikację, podmiot świadczący usługi księgowe, podmiot świadczący usługi cateringowe podczas Kongresu — jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), w zakresie imienia i nazwiska uczestników obecnych na miejscu oraz — jeżeli je podałeś — wymagań dietetycznych (imienna lista posiłków), a w zakresie płatności — Stripe (podmiot przetwarzający przy realizacji płatności i odrębny administrator w zakresie własnych celów), bank Administratora przy przelewie oraz PayPro SA przy metodzie Przelewy24 (patrz Płatności). Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

Dane uczestnictwa (zgłoszenie, dodatki, dane kontaktowe, specjalizacja, instytucja, uwagi)

3 lata od zakończenia kongresu — ustalenie/obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), okresy przedawnienia.

Wymagania dietetyczne (zgoda art. 9 ust. 2 lit. a)

1 miesiąc (30 dni) od zakończenia kongresu — przechowywane odrębnie od pozostałych danych uczestnictwa i krócej, wyłącznie do celów cateringowych.

Dane fakturowe i dokumenty księgowe

5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), przepisy podatkowo-rachunkowe.

Dobrowolność

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy uczestnictwa; podanie danych do faktury jest niezbędne, jeżeli żądasz wystawienia faktury, a podanie numeru NIP jest wymogiem wynikającym z przepisów podatkowych. Podanie danych nieoznaczonych jako wymagane (np. uwagi dodatkowe) jest w pełni dobrowolne.

Twoje prawa

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie danych, sprzeciw (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją) oraz skarga do Prezesa UODO.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak.

art. 14 RODO

Źródło danych (art. 14 ust. 2 lit. f RODO)

Twoje dane osobowe Administrator pozyskał od uczestnika Kongresu, który zgłosił Cię jako osobę towarzyszącą i podał Twoje dane w formularzu rejestracji. Uczestnik oświadczył, że przekazuje Twoje dane za Twoją wiedzą i że przekazał albo przekaże Ci niniejszą informację, a jeżeli wskazał dla Ciebie wariant menu inny niż standardowy — że wyraziłeś(-aś) wyraźną zgodę, o której mowa niżej.

Kategorie danych (art. 14 ust. 1 lit. d RODO)

Imię i nazwisko, rodzaj dodatku (kolacja galowa i ceremonia otwarcia albo pełny dostęp, bez certyfikatu uczestnictwa) oraz wariant menu wybrany z zamkniętej listy: standardowe, wegetariańskie, wegetariańskie bezglutenowe, bezglutenowe. Wariant inny niż standardowy może pośrednio ujawniać informacje o Twoim zdrowiu lub przekonaniach religijnych albo światopoglądowych, dlatego Administrator traktuje go jako dane szczególnych kategorii (art. 9 ust. 1 RODO).

Cele przetwarzania

• wystawienie identyfikatora i zapewnienie Ci wstępu na wydarzenia objęte dodatkiem (ceremonia otwarcia i Gala Dinner, a przy pełnym dostępie — także sesje naukowe),
• organizacja cateringu zgodnie z wybranym wariantem menu,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z umową zawartą przez uczestnika.

Podstawa prawna

• imię i nazwisko, rodzaj dodatku oraz wariant standardowy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes Administratora i uczestnika, polegający na wykonaniu umowy zawartej z uczestnikiem, która obejmuje świadczenie na Twoją rzecz (identyfikator, wstęp, catering); nie jesteś stroną tej umowy;
• wariant menu inny niż standardowy — art. 9 ust. 2 lit. a RODO: Twoja wyraźna zgoda, udzielona wyłącznie w celu zapewnienia cateringu i przekazana Administratorowi za pośrednictwem uczestnika. Zgodę możesz wycofać w każdym czasie, pisząc na adres info@iccsh2027.org; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody Administrator usuwa informację o wariancie i przygotowuje dla Ciebie posiłek w wariancie standardowym.

Odbiorcy danych

Vercel, Railway (hosting + PostgreSQL), Resend (poczta transakcyjna, Stany Zjednoczone), Zoho Corporation B.V. (skrzynka registration@, do której trafia powiadomienie organizacyjne o rejestracji), deweloper utrzymujący aplikację, podmiot świadczący usługi cateringowe podczas Kongresu — jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), w zakresie imienia i nazwiska oraz wariantu menu (imienna lista posiłków). Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

Imię i nazwisko, rodzaj dodatku

3 lata od zakończenia kongresu — ustalenie/obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jak dane uczestnictwa uczestnika

Wariant menu

Do terminu usunięcia danych dietetycznych po zakończeniu kongresu, określonego dla rejestracji na kongres, albo do wcześniejszego wycofania zgody

Termin i sposób przekazania informacji (art. 14 ust. 3 RODO)

Administrator nie pozyskuje Twojego adresu e-mail i nie kontaktuje się z Tobą bezpośrednio. Niniejszą informację przekazuje za pośrednictwem uczestnika — który w formularzu rejestracji zobowiązał się przekazać Ci ją niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od rejestracji, i który otrzymuje jej skróconą treść w wiadomości potwierdzającej rejestrację — przez stałe udostępnienie jej na tej stronie, a ponadto na miejscu, przy odbiorze identyfikatora; w każdym przypadku w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od pozyskania danych (art. 14 ust. 3 lit. a RODO).

Twoje prawa

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ponieważ identyfikator jest wystawiany imiennie, sprzeciw może uniemożliwić Twój udział w wydarzeniach jako osoby towarzyszącej.

Prawo wycofania zgody na przetwarzanie informacji o wariancie menu innym niż standardowy — w każdym czasie (art. 7 ust. 3 RODO).

Masz również prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych w zakresie wariantu menu przetwarzanego na podstawie zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Jeżeli nie chcesz, aby Twoje dane były dalej przetwarzane, albo chcesz zmienić wariant menu lub wycofać zgodę, skontaktuj się z nami pod adresem registration@iccsh2027.org lub info@iccsh2027.org.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak.

art. 14 RODO

Źródło danych (art. 14 ust. 2 lit. f RODO)

Twoje dane osobowe wprowadził do systemu rejestracji Komitet Organizacyjny na podstawie danych przekazanych przez Ciebie albo przez instytucję lub partnera, który Cię zaprosił (np. sponsora Kongresu, komitet naukowy, instytucję patronacką).

Kategorie danych (art. 14 ust. 1 lit. d RODO)

Tytuł/forma grzecznościowa, imię, nazwisko i adres e-mail, a jeżeli zostały przekazane — numer telefonu, kraj, instytucja/afiliacja i specjalizacja; tryb uczestnictwa (stacjonarny albo online), dodatki przyznane nieodpłatnie (warsztat wraz ze ścieżką, Gala Dinner), język korespondencji, kategoria rejestracji bezpłatnej (prelegent, członek komitetu, gość sponsora, gość honorowy, media, obsługa, inna), wewnętrzna notatka oraz informacja, kto i kiedy wprowadził rejestrację. Organizator zakłada dla Ciebie konto w Serwisie powiązane z adresem e-mail; hasło ustalasz wyłącznie Ty, przy aktywacji rejestracji. Organizator nie wprowadza za Ciebie wymagań dietetycznych ani nie składa w Twoim imieniu żadnych zgód — możesz je podać sam(a) przy aktywacji rejestracji; od tej chwili do tych danych stosuje się zasady opisane dla rejestracji na kongres.

Cele przetwarzania

• rejestracja Twojego nieodpłatnego udziału w Kongresie jako gościa Organizatora, wystawienie identyfikatora i kontrola wstępu,
• organizacja cateringu i wydarzeń towarzyszących objętych rejestracją,
• komunikacja organizacyjna, w tym przesłanie linku do aktywacji rejestracji,
• dokumentowanie rejestracji przyznanych nieodpłatnie (kategoria, osoba wprowadzająca) na potrzeby kontroli wewnętrznej Organizatora,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

Podstawa prawna

• do chwili aktywacji rejestracji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zaproszeniu i obsłudze gości Kongresu oraz na dokumentowaniu rejestracji przyznanych nieodpłatnie;
• po aktywacji rejestracji i akceptacji warunków — art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy uczestnictwa, na zasadach opisanych dla rejestracji na kongres; wymagania dietetyczne — wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej zgody udzielonej przy aktywacji (art. 9 ust. 2 lit. a RODO);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — w zakresie przechowywania danych po zakończeniu kongresu.

Odbiorcy danych

Vercel, Railway (hosting + PostgreSQL), Resend (poczta transakcyjna — wiadomość z linkiem aktywacyjnym, Stany Zjednoczone), deweloper utrzymujący aplikację, podmiot świadczący usługi cateringowe podczas Kongresu — jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), w zakresie imienia i nazwiska gości obecnych na miejscu oraz — jeżeli je podasz — wymagań dietetycznych (imienna lista posiłków). Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

Dane rejestracji (dane identyfikacyjne i kontaktowe, tryb uczestnictwa, dodatki, kategoria rejestracji bezpłatnej, notatka, informacja o osobie wprowadzającej)

3 lata od zakończenia kongresu — ustalenie/obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jak dane uczestnictwa

Wymagania dietetyczne (jeżeli podasz je przy aktywacji)

1 miesiąc (30 dni) od zakończenia kongresu, jak dla rejestracji na kongres, albo do wcześniejszego wycofania zgody

Link aktywacyjny

Do wykorzystania, nie dłużej niż 30 dni od wysłania

Termin i sposób przekazania informacji (art. 14 ust. 3 RODO)

Administrator przekazuje Ci skróconą treść niniejszej informacji w wiadomości e-mail z linkiem aktywacyjnym, wysyłanej przy wprowadzeniu rejestracji — a więc najpóźniej przy pierwszej komunikacji z Tobą (art. 14 ust. 3 lit. b RODO). Jeżeli wiadomość nie zostanie wysłana przy wprowadzeniu rejestracji, Administrator przekazuje Ci tę informację w inny sposób, w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od pozyskania danych (art. 14 ust. 3 lit. a RODO). Pełna treść jest stale dostępna na tej stronie.

Dobrowolność

Udział w Kongresie jako gość Organizatora oraz aktywacja rejestracji są dobrowolne; możesz w każdej chwili zrezygnować z udziału.

Zwolnienie z opłaty

Jeżeli zarejestrowałeś(-aś) się samodzielnie, a Organizator zwolnił Cię z opłaty rejestracyjnej, do Twoich danych stosuje się zasady opisane dla rejestracji na kongres. Organizator dodatkowo odnotowuje kategorię i notatkę zwolnienia oraz osobę, która go dokonała — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dokumentowanie rejestracji przyznanych nieodpłatnie), przez okres przechowywania danych uczestnictwa.

Twoje prawa

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ponieważ identyfikator jest wystawiany imiennie, sprzeciw może uniemożliwić Twój udział w Kongresie jako gościa Organizatora.

Prawo wycofania zgody na przetwarzanie wymagań dietetycznych — w każdym czasie (art. 7 ust. 3 RODO).

Masz również prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Jeżeli nie chcesz brać udziału w Kongresie albo chcesz usunąć swoje dane, napisz na adres registration@iccsh2027.org.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak.

art. 13 RODO

Kategorie danych

Dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby zgłaszającej (tytuł naukowy, imię, nazwisko, afiliacja, e-mail, telefon), a także dane samego zgłoszenia w układzie IMRaD: tytuł abstraktu, streszczenie (do 300 słów), sekcje Wprowadzenie (do 800 słów), Materiał i metody, Wyniki, Dyskusja (do 1000 słów każda) oraz opcjonalnie Ograniczenia (do 400 słów) i Piśmiennictwo (do 8000 znaków), temat, słowa kluczowe (do 3), uwagi, typ sesji, język prezentacji, informacja o autorze prezentującym oraz załączniki (do 5 plików na abstrakt w formacie PDF, PNG, JPEG lub TIFF, maksymalnie 5 MB na plik, z opcjonalnym podpisem).

Cele przetwarzania

• przyjęcie i merytoryczna ocena (recenzja) abstraktu przez komitet naukowy,
• kontakt z osobą zgłaszającą w sprawie statusu zgłoszenia,
• publikacja przyjętego abstraktu w księdze abstraktów i materiałach kongresowych,
• archiwizacja naukowa.

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do realizacji procesu zgłoszenia, oceny i publikacji abstraktu (stosunek o charakterze umownym pomiędzy zgłaszającym a Organizatorem). W zakresie archiwizacji naukowej oraz publikacji nazwiska autora przy abstrakcie zastosowanie znajduje także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — rzetelność procesu naukowego i trwałość dorobku konferencyjnego).

Odbiorcy danych

Recenzenci wchodzący w skład komitetu naukowego (działający z upoważnienia Administratora i zobowiązani do poufności), Cloudflare, Inc. (przechowywanie załączników w usłudze Cloudflare R2), Vercel i Railway (hosting + baza), Resend (poczta transakcyjna, Stany Zjednoczone), deweloper utrzymujący aplikację. Po publikacji — uczestnicy kongresu oraz, w razie publicznego udostępnienia księgi, ogół odbiorców.

Okres przechowywania

Opublikowane abstrakty pozostają dostępne publicznie bezterminowo w księdze abstraktów, zgodnie z celem publikacji. Leżące u ich podstaw pliki źródłowe i załączniki są przechowywane wyłącznie przez 1 miesiąc (30 dni) od zakończenia Kongresu — krótsze, ograniczone okno archiwizacyjne, odrębne od bezterminowej publikacji. Jeżeli abstrakt nie zostanie przyjęty, dane kontaktowe zgłaszającego i współautorów są przechowywane wyłącznie przez 1 miesiąc (30 dni) od zakończenia Kongresu.

Dobrowolność

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zgłoszenia, oceny i publikacji abstraktu — bez nich rozpatrzenie zgłoszenia nie jest możliwe.

Twoje prawa

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie danych, sprzeciw (wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz skarga do Prezesa UODO. Realizacja niektórych praw (np. usunięcia) może być ograniczona w odniesieniu do abstraktów już opublikowanych, z uwagi na integralność dorobku naukowego.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak — ocena abstraktu dokonywana jest przez recenzentów (ludzi).

art. 14 RODO

Źródło danych (art. 14 ust. 2 lit. f RODO)

Twoje dane osobowe Administrator pozyskał od osoby zgłaszającej abstrakt, która wskazała Cię jako współautora i podała Twoje dane w formularzu zgłoszenia abstraktu. Osoba ta oświadczyła, że dysponuje Twoją zgodą/upoważnieniem na przekazanie Administratorowi Twoich danych w celu realizacji procesu zgłoszenia abstraktu.

Kategorie danych (art. 14 ust. 1 lit. d RODO)

Tytuł naukowy, imię, nazwisko, afiliacja, adres e-mail (jeżeli zgłaszający go podał — wymagany wyłącznie dla autora korespondencyjnego/prezentującego, zob. niżej) oraz informacja o roli (w tym czy jesteś autorem prezentującym).

Cele przetwarzania

• ujęcie Cię jako współautora w procesie merytorycznej oceny (recenzji) abstraktu,
• kontakt z Tobą w razie potrzeby w sprawach związanych ze zgłoszeniem,
• wskazanie Cię jako współautora w publikacji (księga abstraktów i materiały kongresowe).

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora oraz osoby zgłaszającej, polegający na prawidłowej realizacji procesu naukowego (prawidłowe wskazanie wszystkich współautorów i zapewnienie rzetelności dorobku naukowego).

Odbiorcy danych

Recenzenci komitetu naukowego, Cloudflare R2 (załącznik), Vercel, Railway, Resend (poczta transakcyjna, Stany Zjednoczone), deweloper utrzymujący aplikację. Po publikacji — uczestnicy kongresu oraz odbiorcy publicznie udostępnionej księgi abstraktów. Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

Opublikowane abstrakty, wraz z danymi współautorów, pozostają dostępne publicznie bezterminowo w księdze abstraktów, zgodnie z celem publikacji. Leżące u ich podstaw pliki źródłowe i załączniki są przechowywane wyłącznie przez 1 miesiąc (30 dni) od zakończenia Kongresu. Jeżeli abstrakt nie zostanie przyjęty, dane kontaktowe są przechowywane wyłącznie przez 1 miesiąc (30 dni) od zakończenia Kongresu.

Termin pierwszej informacji (art. 14 ust. 3 RODO)

Niniejsza informacja zostanie Ci przekazana najpóźniej w pierwszej wiadomości e-mail kierowanej do Ciebie po zgłoszeniu (jeżeli kontakt okaże się konieczny), lub w momencie publikacji, a w każdym przypadku w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od pozyskania danych (art. 14 ust. 3 lit. a RODO).

Twoje prawa — ze szczególnym uwzględnieniem prawa sprzeciwu (art. 21 RODO)

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) — ponieważ Twoje dane przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Masz również prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Przenoszenie danych nie ma zastosowania — przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a nie zgody lub umowy.

Jeżeli nie chcesz, aby Twoje dane były dalej przetwarzane lub abyś był wskazany jako współautor, skontaktuj się z nami pod adresem abstracts@iccsh2027.org lub info@iccsh2027.org.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak.

art. 13 RODO

Kategorie danych

Imię i/lub nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości (a także inne dane, które dobrowolnie zamieścisz w treści zapytania).

Cel przetwarzania

Udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy oraz prowadzenie korespondencji w tej sprawie (w tym wiadomość contact-inquiry-autoreply).

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze i udzieleniu odpowiedzi na kierowane do niego zapytania. Prosimy nie podawać w wiadomości informacji o zdrowiu ani innych danych szczególnych kategorii. Jeżeli mimo to je podasz, przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do załatwienia sprawy na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO — Twojej wyraźnej zgody, wyrażonej przez dobrowolne przekazanie tych danych — a w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO; zgodę możesz wycofać w każdym czasie.

Odbiorcy danych

Vercel, Railway (hosting + baza), Resend (poczta transakcyjna, Stany Zjednoczone), deweloper utrzymujący aplikację. Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

1 rok od ostatniego kontaktu w danej sprawie, a w razie zaistnienia roszczeń — do czasu ich przedawnienia.

Dobrowolność

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi — bez adresu e-mail nie będziemy mogli odpowiedzieć.

Twoje prawa

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw (art. 21 RODO — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz skarga do Prezesa UODO. Przenoszenie danych nie ma zastosowania — przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a nie zgody lub umowy.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak.

art. 13 RODO

Kategorie danych

Imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, numer telefonu, nazwa reprezentowanej firmy/organizacji, stanowisko/rola oraz treść zapytania.

Cel przetwarzania

Prowadzenie rozmów handlowych dotyczących współpracy sponsorskiej/wystawienniczej, przygotowanie i przedstawienie oferty oraz podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy (w tym wiadomość sponsorship-received).

Podstawa prawna

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (kroki przedumowne);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu rozmów handlowych, marketingu własnych usług kongresowych wobec partnerów biznesowych oraz ewentualnym ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.

Odbiorcy danych

Vercel, Railway (hosting + baza), Resend (poczta transakcyjna, Stany Zjednoczone), deweloper utrzymujący aplikację. Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

Przez czas prowadzenia rozmów handlowych, a po ich zakończeniu przez okres 3 lat (ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej). W przypadku zawarcia umowy — przez okres jej wykonywania i okres wynikający z obowiązków podatkowo-rachunkowych.

Dobrowolność

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia rozmów i przedstawienia oferty.

Twoje prawa

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie danych (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), sprzeciw (art. 21 RODO — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz skarga do Prezesa UODO.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak.

Art. 13 RODO — uczestnicy, wystawcy i goście obecni w miejscu Kongresu.

Zakres danych

Wizerunek i głos utrwalone na fotografiach oraz nagraniach audio i wideo wykonanych w miejscu Kongresu, wraz z datą, miejscem i nazwą sesji, której dotyczą.

Cele przetwarzania

• dokumentowanie przebiegu Kongresu oraz sprawozdawczość wobec partnerów i podmiotów publicznych;
• promocja Kongresu i jego kolejnych edycji w kanałach Organizatora;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Organizatora polegający na dokumentowaniu i promocji wydarzenia naukowego. Na tej podstawie utrwalane są ujęcia ogólne sali, publiczności i strefy wystawienniczej; nie jest do nich pobierana odrębna zgoda. Ujęcia portretowe i zbliżenia — patrz „Odrębna zgoda” poniżej.

Informacja na miejscu

Informacja o utrwalaniu obrazu jest umieszczona przy wejściach na teren Wydarzenia i przy wejściach na sale oraz powtórzona w materiałach rejestracyjnych. Fotografowie i operatorzy pracujący dla Organizatora są rozpoznawalni po akredytacji prasowej.

Strefy bez rejestracji obrazu

Fotografowanie i nagrywanie jest zabronione w oznakowanych strefach bez rejestracji obrazu — co najmniej w strefie odpoczynku/wellbeing, w punkcie medycznym oraz w przestrzeniach wskazanych przez uczestników wystąpień pacjenckich. Wystawcy i sponsorzy mogą fotografować wyłącznie w obrębie własnego stoiska, nigdy w salach sesji, i są odrębnymi administratorami tego, co utrwalą.

Odrębna zgoda

Wykorzystanie ujęcia, na którym jesteś rozpoznawalny jako główny temat kadru (portret, zbliżenie, materiał wizerunkowy), wymaga Twojej odrębnej, dobrowolnej zgody, odbieranej na tym samym formularzu zgody na wykorzystanie wizerunku, który stosujemy wobec prelegentów i osób zgłaszających abstrakty. Zgoda nigdy nie jest warunkiem udziału i możesz ją wycofać w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość, pisząc na info@iccsh2027.org.

Odbiorcy danych

Wykonawca usług fotograficznych i wideo zaangażowany przez Organizatora, Vercel i Railway (hosting), Cloudflare R2 (przechowywanie plików), deweloper utrzymujący aplikację. Materiały opublikowane są widoczne dla każdego, kto odwiedzi kanały Organizatora. Patrz „Informacje wspólne”.

Okres przechowywania

przez czas prowadzenia przez Organizatora działalności kongresowej, w celu archiwalnym i dokumentacyjnym, z przeglądem zasadności dalszego przechowywania co 5 lat; ujęcia, na których osoba jest rozpoznawalna jako główny temat kadru, przechowujemy nie dłużej niż do wycofania jej zgody, a ujęcia ogólne — nie dłużej niż do uwzględnienia sprzeciwu. Materiały opublikowane w kanałach Organizatora pozostają dostępne do czasu wycofania publikacji.

Twoje prawa

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie oraz — ponieważ podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawo sprzeciwu z art. 21 RODO, które możesz zrealizować także na miejscu, informując obsługę Kongresu lub fotografa. Jeżeli ujęcie opiera się na Twojej odrębnej zgodzie, możesz ją wycofać w każdym czasie. Przysługuje Ci również skarga do Prezesa UODO.

Transfer poza EOG: patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie: brak. Rozpoznawanie twarzy i identyfikacja biometryczna: nie są stosowane.

Model przetwarzania

Płatności online (opłata rejestracyjna, dodatki) obsługuje Stripe; możesz też zapłacić przelewem tradycyjnym na rachunek Administratora. Administrator nie przechowuje danych Twoich kart płatniczych — dane płatnicze podajesz bezpośrednio na stronie płatności Stripe, który odpowiada za ich bezpieczeństwo zgodnie ze standardem PCI DSS.

Co otrzymuje Administrator

Od Stripe Administrator otrzymuje status i identyfikator transakcji oraz podstawowe dane transakcji (kwotę, walutę, metodę płatności, dane podane na stronie płatności, a przy karcie — jej typ, kraj wydania i cztery ostatnie cyfry numeru). Przy przelewie tradycyjnym Administrator otrzymuje od swojego banku dane z wyciągu: imię i nazwisko lub nazwę płatnika, numer rachunku, tytuł, kwotę i datę przelewu. Dane te służą potwierdzeniu płatności, powiązaniu jej z Twoim zgłoszeniem (wiadomość payment-confirmed) i ewentualnemu zwrotowi; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy uczestnictwa) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki rozliczeniowo-podatkowe).

Stripe i inni odbiorcy danych płatniczych

Stripe przetwarza Twoje dane jako podmiot przetwarzający, gdy realizuje płatność na polecenie Administratora, oraz jako odrębny administrator — w zakresie świadczenia regulowanych usług płatniczych, zapobiegania oszustwom, obowiązków AML i rozwoju swoich usług. PayPro SA przetwarza dane tylko wtedy, gdy wybierzesz metodę Przelewy24:

Stripe Payments Europe, Limited; Stripe Technology Europe, Limited; Stripe Technology Company, Limited

Dublin, Irlandia; możliwy transfer do Stripe, LLC (Stany Zjednoczone) na podstawie EU–US DPF i SKU — Polityka prywatności

PayPro SA (Przelewy24)

ul. Pastelowa 8, Poznań, KRS 0000347935 — wyłącznie przy metodzie Przelewy24 — Obowiązek informacyjny RODO

Przy przelewie tradycyjnym i zwrotach odbiorcą danych jest także bank Administratora, Nest Bank S.A., jako odrębny administrator. Stripe w zakresie własnych celów, PayPro i bank przetwarzają dane we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność — szczegóły w ich politykach prywatności.

Okres przechowywania (po stronie Administratora)

Dane transakcji, o których mowa wyżej, są przechowywane wraz z dokumentacją rozliczeniową i fakturową przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Twoje prawa wobec Administratora

Dostęp, sprostowanie, usunięcie (z zastrzeżeniem obowiązków podatkowo-rachunkowych), ograniczenie, przenoszenie danych oraz skarga do Prezesa UODO. Prawa dotyczące danych przetwarzanych przez Stripe w jego własnych celach, przez PayPro lub przez bank realizujesz bezpośrednio wobec tych podmiotów.

Transfer poza EOG: Stripe może przekazywać dane do Stripe, LLC (Stany Zjednoczone) na podstawie EU–US Data Privacy Framework i SKU; pozostałe — patrz „Transfer poza EOG” w Informacjach wspólnych. Zautomatyzowane decyzje/profilowanie po stronie Administratora: brak.

Prawo wniesienia skargi

Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Źródła i podstawy prawne

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności art. 6, 13, 14, 21 i 22 oraz rozdział V;
• Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29 / Europejskiej Rady Ochrony Danych w sprawie przejrzystości na mocy rozporządzenia 2016/679 (WP260 rev.01);
• Decyzje i wytyczne Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl);
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT), ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (w zakresie okresów przechowywania dokumentów rozliczeniowych).

Polityka prywatności