Regulamin zgłaszania abstraktów

Niniejszy Regulamin określa zasady zgłaszania abstraktów naukowych oraz wygłaszania wystąpień podczas 1st International Interdisciplinary Congress on Cancer & Sexual Health (ICCSH 2027), w tym wzajemne prawa i obowiązki Organizatora oraz osób zgłaszających abstrakty, a w szczególności zasady recenzji, udzielenia licencji na materiały, wykorzystania wizerunku, deklaracji konfliktu interesów oraz wymogów etyki badań naukowych.

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

Kongres

1st International Interdisciplinary Congress on Cancer & Sexual Health (ICCSH 2027), odbywający się w dniach 21–23 października 2027 r. w Szczecinie (22–23 października 2027 r. — w Courtyard by Marriott Szczecin City).

Organizator / Administrator

MEDCONGRESS GROUP sp. z o.o., KRS 0001237036, NIP 5253087146, REGON 544567895, będąca organizatorem Kongresu oraz administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.

RODO

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Prawo autorskie

ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. ze zm.).

Zgłaszający

osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia Abstraktu za pośrednictwem formularza na stronie Kongresu, wskazana jako autor korespondencyjny, odpowiedzialna za kontakt z Organizatorem oraz za prawdziwość oświadczeń złożonych w toku zgłoszenia. Zgłaszający może być jednocześnie Współautorem.

Współautor

każda osoba fizyczna wskazana w zgłoszeniu jako autor Abstraktu, inna niż Zgłaszający, która wniosła istotny wkład merytoryczny w treść Abstraktu zgodnie z kryteriami autorstwa ICMJE.

Autorzy

łącznie Zgłaszający oraz Współautorzy.

Abstrakt

ustrukturyzowane (w układzie IMRaD) zgłoszenie pracy naukowej, badawczej, klinicznej lub poglądowej do prezentacji na Kongresie, obejmujące tytuł (title), streszczenie (body), sekcje Wprowadzenie, Materiał i metody, Wyniki, Dyskusja oraz opcjonalnie Ograniczenia i Piśmiennictwo, a także temat (theme), słowa kluczowe (keywords), ewentualne uwagi (comments), typ sesji (sessionType), język prezentacji (presentationLanguage), listę autorów oraz załączniki (do 5 plików na abstrakt w formacie PDF, PNG, JPEG lub TIFF).

Wystąpienie

ustna prezentacja (sesja ORAL) lub prezentacja plakatowa (sesja POSTER) Abstraktu przyjętego przez Komitet Naukowy, wygłaszana lub przedstawiana podczas Kongresu przez wskazanego autora prezentującego (presenting author).

Materiały

Abstrakt, prezentacja, plakat, slajdy, treści tekstowe, graficzne, dźwiękowe i audiowizualne związane z Wystąpieniem, w tym nagrania audio i wideo Wystąpienia, niezależnie od formy utrwalenia, stanowiące utwory w rozumieniu art. 1 Prawa autorskiego.

Komitet Naukowy

gremium powołane przez Organizatora, odpowiedzialne za recenzję i kwalifikację Abstraktów.

Book of Abstracts

publikacja (w formie drukowanej i/lub elektronicznej) zawierająca zaakceptowane Abstrakty wraz z deklaracjami konfliktu interesów Autorów.

Wizerunek

wizerunek osoby fizycznej w rozumieniu art. 81 Prawa autorskiego, utrwalony w szczególności na fotografiach oraz nagraniach audio i wideo z Kongresu.

Tematyka

Abstrakty muszą wpisywać się w interdyscyplinarny zakres tematyczny Kongresu dotyczący zdrowia seksualnego w onkologii. Podczas zgłoszenia Zgłaszający wybiera jeden temat wiodący (theme) spośród następujących:

SEXUAL_HEALTH_IN_ONCOLOGY

Zdrowie seksualne w onkologii

UROLOGICAL_GYNECOLOGICAL_ONCOLOGY

Onkologia urologiczna i ginekologiczna

FERTILITY_PRESERVATION

Zachowanie płodności (oncofertility)

PSYCHOSEXUAL_ASPECTS

Aspekty psychoseksualne

SURVIVORSHIP_QUALITY_OF_LIFE

Życie po leczeniu onkologicznym i jakość życia

HORMONAL_THERAPIES_SEXUAL_FUNCTION

Terapie hormonalne a funkcje seksualne

INNOVATIVE_TREATMENTS

Innowacyjne metody leczenia

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany przypisania Abstraktu do innego tematu lub sesji, jeżeli treść Abstraktu lepiej odpowiada innemu zakresowi tematycznemu, po uprzednim poinformowaniu Zgłaszającego.

Typ sesji

Zgłaszający wskazuje preferowany typ sesji (sessionType):

ORAL

Prezentacja ustna

POSTER

Prezentacja plakatowa

Ostateczna decyzja o formie prezentacji należy do Komitetu Naukowego. Komitet może zakwalifikować Abstrakt do formy innej niż wskazana przez Zgłaszającego (np. Abstrakt zgłoszony jako ustny może zostać przyjęty jako plakatowy).

Format Abstraktu i załączników

Tytuł (title)

tytuł zwięzły, opisowy (bez sztywnego limitu znaków)

Streszczenie (body)

do 300 słów

Wprowadzenie

do 800 słów

Materiał i metody

do 1000 słów

Wyniki

do 1000 słów

Dyskusja

do 1000 słów

• Załączniki (do 5 plików na abstrakt) są przesyłane za pośrednictwem formularza i przechowywane w infrastrukturze chmurowej Organizatora (Cloudflare R2; szczegóły dotyczące dostawcy i lokalizacji danych — patrz Polityka Prywatności).
• Abstrakty niespełniające wymogów formalnych (przekroczenie limitów, nieprawidłowy format, brak wymaganych pól) mogą zostać zwrócone Zgłaszającemu do poprawy lub odrzucone bez recenzji merytorycznej.
• Zakaz danych pacjentów umożliwiających identyfikację. Abstrakt i załączniki nie mogą zawierać danych umożliwiających bezpośrednią ani pośrednią identyfikację pacjenta, uczestnika badania ani innej osoby trzeciej. Zgłaszający jest zobowiązany przed przesłaniem materiału usunąć identyfikatory, metadane i elementy obrazu pozwalające na identyfikację. Jeżeli pełna anonimizacja nie jest możliwa, materiału nie należy przesyłać za pośrednictwem Serwisu bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora i ustalenia odrębnej podstawy oraz zabezpieczeń.

Wymagania językowe

• Językiem podstawowym Kongresu jest język angielski. Abstrakt (w szczególności tytuł, streszczenie i słowa kluczowe) powinien zostać sporządzony w języku angielskim.
• Zgłaszający wskazuje język prezentacji (presentationLanguage) — język wskazany przez Zgłaszającego; językiem Kongresu jest język angielski.
• Organizator nie zapewnia tłumaczenia Abstraktów ani korekty językowej.

Dokonując zgłoszenia Abstraktu i akceptując niniejszy Regulamin, Zgłaszający składa — w imieniu własnym oraz, w zakresie wskazanym poniżej, w imieniu wszystkich Współautorów — następujące oświadczenia, których prawdziwość stanowi warunek przyjęcia i recenzji Abstraktu:

• Oryginalność. Abstrakt stanowi oryginalny rezultat pracy Autorów, nie był uprzednio opublikowany w sposób naruszający politykę Kongresu ani nie jest jednocześnie zgłoszony w celu publikacji w sposób kolidujący z udzieleniem licencji, o której mowa w §5, oraz nie zawiera treści naruszających prawa autorskie, prawa pokrewne ani inne prawa osób trzecich.
• Brak naruszenia praw osób trzecich. Treść Abstraktu i Materiałów, w tym wszelkie wykorzystane w nich elementy (cytaty, ryciny, tabele, fotografie, dane), nie narusza praw własności intelektualnej, dóbr osobistych ani innych praw osób trzecich, a w zakresie elementów pochodzących od osób trzecich Autorzy posiadają stosowne zgody lub uprawnienia do ich wykorzystania.
• Zgody Współautorów. Zgłaszający uzyskał zgodę wszystkich Współautorów na zgłoszenie Abstraktu, na wskazanie ich jako autorów, na udzielenie licencji, o której mowa w §5, oraz na pozostałe oświadczenia i czynności objęte niniejszym Regulaminem; Zgłaszający jest umocowany do działania w imieniu Współautorów w zakresie zgłoszenia.
• Podstawa przekazania danych osobowych Współautorów (art. 14 RODO). Zgłaszający oświadcza, że posiada podstawę prawną oraz uprawnienie do przekazania Organizatorowi danych osobowych Współautorów (tytuł naukowy, imię, nazwisko, afiliacja, adres e-mail, jeżeli podany, status autora prezentującego) oraz że poinformował Współautorów o przekazaniu ich danych Organizatorowi, o celu i zakresie przetwarzania oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązkiem informacyjnym, o którym mowa w art. 14 RODO — który Organizator wypełnia również bezpośrednio, wysyłając każdemu współautorowi posiadającemu adres e-mail automatyczną informację po zgłoszeniu — lub umożliwił Organizatorowi spełnienie tego obowiązku.
• Zgodność z etyką badań naukowych. W zakresie, w jakim Abstrakt dotyczy badań z udziałem ludzi, Autorzy uzyskali zgodę właściwej komisji bioetycznej (oraz, gdy wymagane, świadomą zgodę uczestników badania), a badania zostały przeprowadzone zgodnie z Deklaracją Helsińską Światowego Stowarzyszenia Lekarzy (WMA). W zakresie, w jakim Abstrakt dotyczy badań z udziałem zwierząt, badania przeprowadzono zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2010/63/UE z dnia 22 września 2010 r. w sprawie ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych oraz właściwymi przepisami krajowymi.
• Deklaracja konfliktu interesów. Zgłaszający złożył kompletną i prawdziwą deklarację konfliktu interesów wszystkich Autorów, zgodnie z §7. Złożenie deklaracji konfliktu interesów jest obowiązkowe dla każdego zgłoszenia, niezależnie od istnienia konfliktu.
• Prawdziwość danych. Wszystkie dane i informacje podane w zgłoszeniu są prawdziwe, aktualne i kompletne.

Złożenie nieprawdziwego oświadczenia może skutkować odrzuceniem lub wycofaniem Abstraktu zgodnie z §8 oraz pociąga za sobą odpowiedzialność Zgłaszającego na zasadach ogólnych.

Zgłoszone Abstrakty podlegają ocenie merytorycznej przez Komitet Naukowy. Recenzja może być prowadzona w trybie anonimowym (bez ujawniania recenzentom tożsamości Autorów) albo jawnym, według decyzji Komitetu Naukowego.

Komitet Naukowy ocenia Abstrakty pod kątem zgodności z tematyką Kongresu, wartości naukowej, oryginalności, poprawności metodologicznej oraz zgodności z wymogami formalnymi i etycznymi.

Każdemu Abstraktowi przypisywany jest status:

PENDING_REVIEW

Zgłoszenie przyjęte, oczekuje na recenzję

ACCEPTED_ORAL

Zaakceptowany do prezentacji ustnej

ACCEPTED_POSTER

Zaakceptowany do prezentacji plakatowej

REJECTED

Odrzucony

O zmianie statusu Zgłaszający jest informowany za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany w zgłoszeniu (wiadomości transakcyjne: abstract-accepted, abstract-accepted-poster, abstract-rejected).

Od merytorycznej decyzji Komitetu Naukowego (w tym od decyzji o odrzuceniu Abstraktu lub o zakwalifikowaniu do innej formy prezentacji niż wskazana) nie przysługuje odwołanie. Decyzje Komitetu Naukowego są ostateczne.

Przyjęcie Abstraktu do prezentacji może zostać uzależnione od dopełnienia przez Autora wymogów formalnych, w tym rejestracji co najmniej jednego z Autorów (autora prezentującego) na Kongres oraz uiszczenia należnej opłaty rejestracyjnej, zgodnie z Regulaminem świadczenia usług (Terms of Usage) oraz w terminach rejestracji i taryf opłat ogłoszonych na stronie Kongresu.

Z chwilą zgłoszenia Abstraktu i akceptacji niniejszego Regulaminu Zgłaszający oraz — w zakresie ich wkładu twórczego i na podstawie zgód, o których mowa w §3 ust. 3 — Współautorzy udzielają Organizatorowi (Administratorowi) niewyłącznej, nieodpłatnej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji do korzystania z Abstraktu, Wystąpienia i pozostałych Materiałów.

Licencja, o której mowa w ust. 1, obejmuje następujące pola eksploatacji (art. 50 Prawa autorskiego):

a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania — wytwarzanie egzemplarzy Materiałów dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w szczególności publikacja Abstraktu w Book of Abstracts w wersji drukowanej i elektronicznej;

b) w zakresie obrotu egzemplarzami, na których Materiały utrwalono — wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem egzemplarzy Book of Abstracts oraz innych nośników z Materiałami;

c) w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż określony w lit. b — publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz publiczne udostępnianie Materiałów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności:

• publikacja Abstraktu i Materiałów na stronie internetowej Kongresu (iccsh2027.org) oraz w kanałach Organizatora w mediach społecznościowych,
• rejestracja audio i wideo Wystąpienia oraz publikacja i udostępnianie tych nagrań,
• udostępnianie Materiałów uczestnikom Kongresu (w tym w formie elektronicznej, np. w aplikacji lub strefie uczestnika),
• indeksowanie Abstraktu w bazach naukowych i bibliograficznych, jeżeli takie indeksowanie jest przewidziane przez Organizatora.

Licencja obejmuje prawo do wykonywania praw zależnych w zakresie niezbędnym do publikacji Materiałów, w tym do korekty redakcyjnej, składu, formatowania oraz tłumaczenia tytułów i metadanych, bez ingerencji w merytoryczną treść Abstraktu, z poszanowaniem autorskich praw osobistych Autorów.

Autorzy zachowują autorskie prawa majątkowe i osobiste do Materiałów; udzielenie licencji nie powoduje przeniesienia praw autorskich na Organizatora.

Brak honorarium. Udzielenie licencji oraz wygłoszenie Wystąpienia następuje nieodpłatnie. Autorom nie przysługuje wynagrodzenie ani honorarium z tytułu udzielenia licencji, prezentacji ani publikacji Materiałów, z wyjątkiem zaproszonych prelegentów (keynote / invited speakers), których ewentualne wynagrodzenie oraz zwrot kosztów regulowane są odrębną umową lub odrębnymi ustaleniami z Organizatorem.

Organizator nie jest zobowiązany do wykorzystania Materiałów (publikacji, nagrania ani prezentacji); udzielenie licencji nie rodzi po stronie Organizatora obowiązku eksploatacji.

Book of Abstracts a nagrania. Bezterminowa licencja, o której mowa w ust. 1, obejmuje bezterminowe przechowywanie i udostępnianie Abstraktu w Book of Abstracts. Nagrania wystąpień oraz pozostałe materiały promocyjne przechowywane są odrębnie, przez okres: przez czas prowadzenia przez Organizatora działalności kongresowej, z przeglądem co 5 lat, nie dłużej jednak niż do wycofania zgody osoby, której wizerunek lub wystąpienie utrwalono.

§6.1. Dokumentacja bieżącej edycji Kongresu (element akceptacji Regulaminu)

Autor prezentujący Wystąpienie przyjmuje do wiadomości, że jego Wizerunek i głos mogą zostać utrwalone podczas Kongresu — w szczególności na fotografiach oraz nagraniach audio i wideo z Wystąpienia i wydarzeń towarzyszących — oraz rozpowszechnione wyłącznie w celu dokumentacji przebiegu bieżącej edycji Kongresu (w tym bieżąca publikacja na stronie Kongresu i w kanałach mediów społecznościowych Organizatora). Ten element stanowi integralną część akceptacji niniejszego Regulaminu (§5) i nie wymaga odrębnej zgody.

Zgodnie z art. 81 ust. 2 Prawa autorskiego zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, co dotyczy w szczególności zdjęć i nagrań sal kongresowych i audytoriów.

§6.2. Odrębna, opcjonalna zgoda na wykorzystanie promocyjne

Wykorzystanie Wizerunku Autora prezentującego w materiałach promujących ICCSH 2027 oraz przyszłe edycje Kongresu (np. w reklamach, materiałach marketingowych, promocji kolejnych edycji) — poza bieżącą dokumentacją, o której mowa w §6.1 — wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażanej poprzez zaznaczenie osobnego, domyślnie nieoznaczonego pola w formularzu zgłoszenia abstraktu.

Brak zaznaczenia pola, o którym mowa powyżej, nie wpływa na możliwość zgłoszenia Abstraktu, wygłoszenia Wystąpienia ani udziału w Kongresie.

Zgoda ta może zostać cofnięta w dowolnym momencie, ze skutkiem na przyszłość, poprzez przesłanie oświadczenia na adres info@iccsh2027.org. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania Wizerunku w materiałach już rozpowszechnionych przed otrzymaniem przez Organizatora oświadczenia o cofnięciu, ani na materiały, których wycofanie z obrotu jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione (np. nakład drukowany już rozpowszechniony).

Złożenie deklaracji konfliktu interesów jest obowiązkowe dla każdego zgłoszonego Abstraktu, z uwagi na medyczny i sponsorowany charakter Kongresu. Obowiązek dotyczy wszystkich Autorów.

Deklaracja obejmuje w szczególności:

• źródła finansowania badań będących przedmiotem Abstraktu (granty, dotacje, finansowanie instytucjonalne, finansowanie ze środków przemysłu),
• powiązania finansowe i osobiste Autorów z podmiotami, których produkty lub usługi mogą mieć związek z treścią Abstraktu, w tym z firmami farmaceutycznymi i producentami wyrobów medycznych (zatrudnienie, doradztwo, honoraria wykładowe, udziały, patenty, finansowanie podróży), zgodnie ze standardami ICMJE oraz Kodeksem INFARMA,
• oświadczenie o braku konfliktu interesów, jeżeli żadne z powyższych nie zachodzi.

Deklaracje konfliktu interesów Autorów mogą zostać opublikowane wraz z Abstraktem w Book of Abstracts oraz ujawnione podczas Wystąpienia (np. na slajdzie wstępnym), zgodnie z dobrymi praktykami kongresów medycznych.

Zatajenie istotnego konfliktu interesów stanowi naruszenie Regulaminu i może skutkować odrzuceniem lub wycofaniem Abstraktu zgodnie z §8.

Badania z udziałem ludzi. Badania, których wyniki przedstawiono w Abstrakcie, jeżeli były prowadzone z udziałem ludzi, muszą być zgodne z Deklaracją Helsińską Światowego Stowarzyszenia Lekarzy (WMA Declaration of Helsinki) oraz musiały uzyskać zgodę właściwej komisji bioetycznej. Na żądanie Organizatora Autor przedstawi potwierdzenie uzyskania zgody komisji bioetycznej.

Badania z udziałem zwierząt. Badania prowadzone z udziałem zwierząt muszą być zgodne z dyrektywą 2010/63/UE oraz właściwymi przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych.

Rzetelność naukowa. Zakazane są: plagiat, fabrykacja danych (zmyślanie danych lub wyników), falsyfikacja danych (manipulowanie danymi, wynikami lub procesem badawczym) oraz inne naruszenia rzetelności naukowej. Autorstwo Abstraktu powinno odpowiadać kryteriom autorstwa ICMJE.

Sankcje. W przypadku stwierdzenia plagiatu, fabrykacji lub falsyfikacji danych, zatajenia istotnego konfliktu interesów albo złożenia nieprawdziwych oświadczeń, o których mowa w §3, Organizator jest uprawniony do:

• odrzucenia Abstraktu na etapie recenzji,
• wycofania Abstraktu (w tym z Book of Abstracts oraz z materiałów elektronicznych) na każdym etapie, także po jego przyjęciu lub publikacji,
• odwołania lub niedopuszczenia Wystąpienia,
• zgłoszenia naruszenia do macierzystej instytucji Autora oraz, w uzasadnionych przypadkach, do właściwych organów lub towarzystw naukowych.

Administratorem danych osobowych Autorów (Zgłaszającego i Współautorów) jest Organizator — MEDCONGRESS GROUP sp. z o.o., KRS 0001237036.

Dane osobowe Autorów (w szczególności: tytuł naukowy, imię, nazwisko, afiliacja, adres e-mail — wymagany dla autora korespondencyjnego/prezentującego, opcjonalny dla pozostałych — status autora prezentującego oraz dane zawarte w treści Abstraktu i deklaracji konfliktu interesów) przetwarzane są w celach związanych z organizacją Kongresu: przeprowadzenia recenzji, kwalifikacji i publikacji Abstraktów, komunikacji z Autorami, publikacji Book of Abstracts oraz dokumentacji i promocji Kongresu.

Podstawy prawne przetwarzania obejmują w szczególności: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności związane z udziałem Autora w Kongresie), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym organizacja, dokumentacja i promocja Kongresu oraz dochodzenie i obrona roszczeń) oraz — w zakresie wizerunku i innych zgód — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W odniesieniu do danych osobowych Współautorów, które Organizator pozyskuje od Zgłaszającego, obowiązek informacyjny realizowany jest zgodnie z art. 14 RODO. Zgłaszający zobowiązany jest poinformować Współautorów o przekazaniu ich danych Organizatorowi (zob. §3 ust. 4).

Organizator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych, w tym realizację praw osób, których dane dotyczą, można kierować na adres info@iccsh2027.org.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o okresach przechowywania, odbiorcach danych, przekazywaniu danych oraz o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia danych oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), zawiera Polityka prywatności oraz dokument dotyczący przetwarzania danych dostępny pod adresem /pl/data-processing.

Organizator korzysta z dostawców infrastruktury i usług IT, z których część ma siedzibę lub personel poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — w szczególności Resend (Stany Zjednoczone), dostarczający pocztę transakcyjną, oraz Zoho Corporation B.V., której personel wsparcia może uzyskiwać dostęp do danych skrzynki spoza EOG, w tym z Indii. Takie transfery są realizowane na podstawie właściwego mechanizmu z rozdziału V RODO — decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną skutków transferu i środkami uzupełniającymi, jeżeli są wymagane. Pełną listę dostawców zawiera Polityka Prywatności oraz /data-processing.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany zasad organizacji Kongresu lub zmiany infrastruktury technicznej. O zmianie Regulaminu Autorzy zostaną poinformowani poprzez publikację zmienionej treści na stronie Kongresu, a w przypadku zmian istotnych dotyczących zgłoszeń już dokonanych — również drogą elektroniczną. Do zgłoszeń dokonanych przed wejściem w życie zmian stosuje się postanowienia Regulaminu w brzmieniu obowiązującym w chwili zgłoszenia, chyba że zmiana jest korzystniejsza dla Autora lub wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Regulamin podlega prawu polskiemu. Ewentualne spory wynikające z Regulaminu rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o właściwości sądu, w szczególności dotyczących konsumentów.

W przypadku rozbieżności między wersją polską a angielską niniejszego dokumentu rozstrzygające znaczenie ma wersja polska.

Niniejsza wersja Regulaminu (at_v2) obowiązuje od dnia jej opublikowania na stronie Kongresu. Wersja zaakceptowana przez Zgłaszającego jest utrwalana wraz z jego oświadczeniem; wcześniejsze wersje udostępniamy na żądanie pod adresem info@iccsh2027.org.